Die Zusammenarbeit zwischen einem Jugendgemeinderat und der Kommunalverwaltung gestaltet sich von Kommune zu Kommune unterschiedlich.
In einigen Städten und Gemeinden gibt es in der Verwaltung feste Ansprechpersonen oder Stellenanteile für die Tätigkeit einer JGR-Geschäftsstelle, in anderen Kommunen gestaltet sich die Kommunikation schwieriger, weil die Ansprechpersonen, abhängig von den Belangen, wechseln.
Hier ein paar Tipps, zum Umgang mit der Verwaltung, die ihr gerne ergänzen könnt, nutzt hierfür einfach die Kommentarfunktion.
Tipps:
- Formuliert Anliegen ausführlich per Mail. beispielsweise ist es hilfreich bei einer Raumanfrage zu beschreiben, wie ihr den Raum nutzen möchtet und wer an dem Treffen teilnimmt.
- Eure Mail kann schneller bearbeitet werden, wenn ihr eine Telefonnumer für Rückfragen notiert.
- Äußert die Bitte, die Mail an die zuständige Mitarbeiterin bzw. den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, sollte die Empfängerin bzw. Empfänger für euer Anliegen nicht zuständig sein.
- Die Bearbeitungszeit für eine Mail, kann schon mal bis zu sieben Tage in Anspruch nehmen. In eiligen Fällen wäre es gut nach 3 Tagen telefonisch nachzufassen und die Eile zu erklären.
- In jedem Fall sollten wir uns für die Bearbeitung von Mails bedanken, um den Kontakt zu pflegen.
- Feste, Neujahrsempfänge und Rathausbesuche können dazu genutzt werden, um sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern persönlich vorzustellen. Es spricht sich immer leichter, wenn man sich einmal persönlich begegnet ist.
- Solltet ihr von der Verwaltung eine Anfrage erhalten und könnt diese erst nach der nächsten JGR Sitzung beantworten, dann gebt diese Information als erste Reaktion an die Verwaltung weiter. Höflichkeit, Zuverlässigkeit & Verständnis füreinander sind die Basis guter Zusammenarbeit :-)
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